Vorlagen und Vordrucke (WORD)

Elternbriefe | Einverständniserklärung | Reiseinformationen

Die Vorlagen sollen dabei helfen, alle erforderlichen Angaben und Informationen für die Eltern und Schüler zuammenzustellen. Die Vorlagen sind offene WORD-Dateien und damit frei konvertierbar. Die Dokumente können beliebig verändert, ergänzt, reduziert und angepasst werden.

 

 

Einladung zum 1. Elternabend

Zunächst steht die Einladung zum ersten Elternabend an. Der Elternabend sollte frühzeitig sein, gerne ein Jahr vor der Fahrt. Die Eltern werden an diesem Abend informiert über das vorgesehene Ziel der Reise, eventuell mit Alternativen und dem vorgesehenen Reisetermin, Die inhaltliche Zielsetzung der Fahrt sollte natürlich ebenfalls erläutert werden, ebenso das vorgesehene Budget. Wobei Budget nicht immer gleich Budget ist - das "Kursbuch Klassenfahrt" erläutert dazu detailliert. Informationen zu Fördermöglichkeiten sind an diesem Abend ebenfalls angebracht. Jedenfalls muss kein Kind aus finanziellen Gründen auf die Teilnahme an einer Klassenfahrt verzichten - es gibt auf jeden Fall entsprechende >> Fördermöglichkeiten, insbesondere auf Grundlage des >> Teilhabepakets.

Wenn Sie die Möglichkeit haben sind professionelle Präsentationen ein sehr anschauliches Instrument für die Informationsvermittlung. Sollte bei einzellnen Eltern der Klassengemeinschaft - aus welchen Gründen auch immer - Vorbehalte zur Teilnahme vermutet werden können kann es sinnvoll sein, bereits am Elternabend ganz allgemein darauf einzugehen. Hilfreiche Tipps dazu liefert das "Kursbuch Klassenfahrt".

  • zum Download einer Vorlage einer Einladung zum 1. Elternabend geht´s >> hier (WORD)

 

 

Elterninfo und Einverständniserklärung

Nach dem ersten Elternabend sollten alle Eltern die getroffenen Entscheidungen in Textform (d. h.: schriftlich oder alternativ per Email) erhalten, ergänzt um die verbindlichen Zahlungsmodalitäten und die sonstigen Konditionen und mit ihrer Unterschrift bestätigen. Dazu dient die Vorlage "Einverständniserklärung". Diese Vorlage sieht - wenn gewünscht - ergänzend das Einverständnis vor, alle weitere Kommunikation zur Klassenfahrt per Email zu erhalten. Neben einigen weiteren spannenden Tools finden Sie entsprechende Tipps zur Organisation der Kommunikation >> hier

  • zum Download einer Vorlage für die Elterninfo mit Einverständniserklärung geht´s >> hier (WORD)

 

 

Fragebogen Schülerinfos und Kontaktdaten

Einige Wochen vor der Fahrt gilt es, etliche Informationen über jeden Schüler einzuholen und noch fehlende Detaill-Einverständnisse einzuholen (z. B. Schwimmerlaubnis oder die Erlaubnis, alleine in Kleingruppen Zeit in einer Stadt zu verbringen, Fotonutzungs-Erlaubnis und ähnliches).

  • zum Download einer Fragebogen-Vorlage geht´s >> in Kürze hier (WORD)

Anstatt alle erforderlichen Daten auf Papier abzufragen ist die Nutzung von Internet-Umfrage-Tools für die Erhebung der Daten eine gute Alternative. Ein Beispiel dafür ist "SurveyMonkey". Mit ein wenig Übung ist das System hervorragend geeignet und für die Belange einer Klassenfahrt meist in der kostenlosen Version ausreichend. Die von den Eltern eingegebenen Daten lassen sich mit wenigen Klicks als EXCEL-Datei exportieren und somit in Listen darstellen - oder sogar auf Smartphone oder Tablet mit auf die Reise nehmen und sind so jederzeit kompekt mit dabei. 

 

 

Reiseunterlagen

Rechtzeitig vor der Reise sollten Schüler und Eltern detaillierte Informationen und alle relevanten Adressen und Kontaktdaten erhalten. Dazu gehören die Adresse(n) der Unterbringung, der Namen des Busunternehmens bzw. Fluggesellschaft (mit Kontaktdaten), Details zu abgeschlossenen (bzw. auch nicht abgeschlossenen!) Versicherungen, das detaillierte Fahrtprogramm nebst genauer Abfahrts- und voraussichtlicher Rückkunftzeit und vieles mehr. Die Reiseunterlagen sollen möglichst keine Fragen offen lassen und sind natürlich ganz individuell auf die jeweilige Reise abzustimmen.

  • zum Download einer Vorlage für die Reiseinformationen geht´s >> hier (WORD)

Natürlich kann auch ein 2. Elternabend vorgesehen werden, an denen alle Informationen gegeben werden. Bei gut vorbereiteten Reiseunterlagen ist das aber nicht zwingend notwendig - außerdem sorgen ausführliche Reiseunterlagen für einen gleichen Informationsstand bei Schülern wie Eltern gleichermaßen und lassen im Idealfall - anders als vielleicht beim Elternabend - keine Fragen offen.